À propos du Service Coopératif

Le Service Coopératif est le système qui administre les heures de participation des membres. C’est aussi l’endroit où on peut avoir accès aux services offerts par les membres. Seulement les membres, les projets et l’organisation Communi-Terre peuvent bénéficier de ces heures de participation. Le minimum d’heures de participation par période horaire (de 28 jours) est fixé chaque année par le vote des membres sur la sphère locale.

Le fonctionnement des heures de participation et de bénéfice

Si le minimum d’heures de participation est fixé à 16, ce quota de 16 heures représente également le maximum d’heures que chaque membre peut obtenir pour chaque période horaire. Veuillez prendre note que le service ne garantit pas que les 16 heures de bénéfice seront reçues durant une période horaire donnée mais plutôt lorsque l’occasion se présentera. Les membres ne sont ni encouragés ni découragés à offrir des heures supplémentaires car cela ne leur donnera pas droit à davantage d’heures de bénéfice.

Les membres peuvent faire appel à d’autres membres, à des projets et à l’organisation elle-même ou à n’importe quelle combinaison de ceux-là, et s’impliquer eux-mêmes dans les projets afin d’accomplir leurs heures de participation.

Si un membre n’est pas capable de se prévaloir de ses heures de bénéfice dans aucune période horaire, ces heures sont remises à zéro. Cela veut dire que les membres ne peuvent pas accumuler des heures. Toutefois, à partir du moment où un membre accomplit un nombre minimum d’heures il a toujours la possibilité de recevoir le même nombre minimum d’heures à l’intérieur de la période horaire.

Fonctionnement

On peut trouver les compétences offertes dans le profil des membres par le Service Coopératif grâce à Internet ou en téléphonant à un agent du Service Coopératif qui fera la recherche pour vous. Vous pouvez également trouver cette information par écrit, pour consultation, dans un centre local de Communi-Terre.

Les membres décident alors entre eux lorsqu’il y a des transactions. Un membre offrant un service peut aussi être appelé Fournisseur de services. Un membre qui a besoin d’heures et en demande aux Fournisseurs de services peut être appelé Demandeur de services. Communi-Terre et ses projets peuvent aussi être appelés Demandeurs de services s’ils demandent un service à un membre ou si le membre planifie lui-même son temps avec eux pour compléter ses heures de participation.

Il y a deux (2) façon de procéder pour accomplir les heures de participation et mettre à jour le Service Coopératif…
1.. Lorsqu’il y a une transaction, le Fournisseur de services doit mettre à jour le Service Coopératif. Cela se fait en remplissant un reçu dans son profil où une copie est automatiquement envoyée au Demandeur de services pour confirmation. La confirmation ou le refus de confirmation doit être donné au cours de la même semaine sinon le Service Coopératif sera avisé du problème et un agent devra y voir.
2.Un Demandeur de Service et un Fournisseur de services peuvent aussi s’entendre pour un échange dans une date à venir (une semaine ou plus à l’avance), le Demandeur de services doit se rendre à la page de son profil et remplir une demande d’engagement pour x nombre d’heures. Cette information est automatiquement envoyée au Fournisseur de services et il/elle confirme que toute est correct. Une fois la confirmation faite, les heures sont planifiées dans la base de donnée du Service Coopératif. Si la confirmation n’est pas donnée, cela sera considéré comme un refus et aucun calcul ne sera fait pour un ajustement automatique. Veuillez prendre note que si les membres utilisent cette façon de procéder ils n’ont pas besoin de remplir le reçu dont il est fait mention dans le paragraphe ci-dessus car la demande d’engagement est automatiquement calculée lorsque vient le temps. Bien sûr, si la transaction n’a pas lieu un agent du Service Coop devrait être informé.

Alors qu’un chef de projet ou des directeurs de l’organisation peuvent engager des membres en passant par les façons de procéder régulières, cela arrive très rarement sauf dans le cas où des tâches spécifiques sont requises. Les membres doivent plutôt se proposer eux-mêmes en choisissant les projets dans lesquels ils souhaitent participer, et ayant donc plus de chance de leur plaire. Cela peut se faire en consultant les besoins de chaque projet et en prenant contact avec les chefs de ces projets pour la planification des heures. Éventuellement, les membres pourront aussi planifier leurs heures directement dans les plages horaire que chaque chef de projet enverra par la poste. Si un membre a une idée de service, non comprise dans la liste, qu’elle / il peut offrir à un projet, elle/ il devrait prendre contact avec le chef de projet à cet effet. Si les membres ne sont pas très enthousiastes à ce propos, ils devrait communiquer avec le Service Coopératif par téléphone et un agent essaiera de trouver un membre dont le projet a besoin de services. Dans le deux cas les façons de procéder à la mise à jour du Service Coopératif demeurent les mêmes.

Les membres peuvent s’adresser au centre le plus près en cas de problème ou s’ils sont incapables de se rendre au rendez-vous planifié. Cela devrait être fait au moins deux heures avant que cette rencontre ait lieu. Le non respect de cette règle peut avoir une incidence sur l’adhésion.

Si après la 3e semaine un membre n’a pas complété ses heures minimum de participation et qu’il n’a pas d’heures planifiées déjà calculées pour la dernière semaine, un agent du Service Coopératif communiquera avec le membre pour voir où et comment il peut compéter ses heures.

Si un membre n’a pas l’accès à un ordinateur, ne peut communiquer avec un centre local de Communi-Terre ou ne peut avoir accès à son profil pour une autre raison, il peut mettre à jour et suivre les étapes mentionnées ci-dessus par téléphone en passant par un agent du Service Coopératif.

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